Execuția
Trezorierul
Introduce operațiunea: încasarea, cheltuiala, factura, rambursarea. Generează abonamentele lunii. Nu își poate aproba propria operațiune, iar restricția este impusă tehnic, nu doar procedural.
Pentru asociațiile de părinți
Fiecare leu are un om
care l-a introdus și unul
care l-a aprobat.
Cel mai des, într-o asociație de părinți problema nu este că se fură. Problema este că nu se poate demonstra că nu s-a furat. Aplicația vă dă exact această demonstrație.
Principiul de bază
Cine execută nu poate aproba.
Cine controlează nu poate modifica.
Distribuția rolurilor nu urmărește comoditatea, ci separarea a trei funcții care, cumulate la aceeași persoană, ar face imposibilă orice verificare ulterioară.
Decizia
Președintele și membrii conducerii
Aprobă. Peste pragul stabilit în setările asociației sunt necesare două aprobări de la persoane diferite. Transferul între fonduri cere dublă aprobare indiferent de sumă.
Controlul
Cenzorul
Vede tot: registrul, aprobările, jurnalul de audit, rapoartele financiare. Nu poate modifica nimic. Verificarea nu mai depinde de bunăvoința celui verificat.
Circuitul banilor
De la abonament
la raportul lunar.
1
Generați abonamentele lunii
O singură operațiune, precedată de un rezumat obligatoriu: copii eligibili, valoarea pe fiecare plan, totalul estimat, nou-înscrișii, cei retrași, suspendările aprobate și copiii fără părinte plătitor. Operațiunea se poate relua în aceeași lună fără riscul dublării, pentru copiii înscriși ulterior.
2
Părintele plătește cu cardul
Datele cardului se introduc exclusiv la procesator. Statusul „reușită” nu este dat de întoarcerea părintelui în aplicație, ci strict de confirmarea procesatorului, deci o plată nu poate fi marcată reușită din greșeală.
3
Încasarea intră în fondul de catering
Abonamentul devine achitat, părintele primește confirmarea, trezorierul este înștiințat. Plățile parțiale rămân vizibile, cu diferența rămasă de încasat.
4
Sumele neidentificate se alocă explicit
Un transfer bancar fără referință nu intră în registru până când nu i se stabilește destinatarul. Fondul nu conține niciodată sume a căror destinație nu este stabilită.
5
Închideți luna
Cost estimat față de cost facturat, plătit, comisioane, reportat. Diferența — surplus sau deficit — se decide explicit, dintre șase variante, cu justificare, aprobare și publicare în zona de transparență. Surplusul nu se mută nicăieri automat.
Ce aveți la dispoziție
Instrumentele
conducerii.
Vedeți soldul fiecărui fond, calculat din tranzacții, nu dintr-un câmp salvat
Aprobați cheltuieli, facturi, transferuri, rambursări și corecții, într-un singur ecran
Stabiliți pragul de la care e nevoie de a doua aprobare
Urmăriți plățile eșuate și sumele primite fără destinatar
Exportați treizeci și unu de rapoarte, cu antetul instituției
Publicați pentru părinți rapoartele și deciziile asupra surplusului
Administrați mandatele conducerii, cu perioade și responsabilități
Banii rămân ai asociației
Fiecare asociație încasează în contul propriu, prin procesatorul de plăți la care este conectată. Furnizorul aplicației nu deține și nu tranzitează sumele încasate de la părinți. Este prima întrebare pe care o primim și primul lucru pe care îl clarificăm.
Fonduri, nu etichete contabile
Fond de catering, fond general, fond de activități, fond dedicat fiecărui proiect. Soldul se calculează din tranzacțiile înregistrate, iar mutarea unei sume dintr-un fond în altul este o operațiune distinctă, supusă dublei aprobări.
Jurnal de audit
Fiecare acțiune cu efect financiar rămâne consemnată: cine a făcut-o, când și asupra cărei operațiuni. Inclusiv acțiunile contului de furnizor apar în jurnalul instituției. O contestație se lămurește deschizând jurnalul, nu reconstituind din memorie cine ce a spus pe grup.
Proiecte și contribuții
Regulile se scriu
înainte de primul leu.
Serbarea, excursia, mobilierul nou. Locul unde se nasc cele mai multe conflicte cu părinții — și unde aplicația are cel mai clar răspuns.
Politicile se declară la propunere
Ce se întâmplă dacă ținta nu este atinsă și ce se face cu surplusul se stabilesc înainte de a colecta primul leu și sunt afișate părinților în ecranul de proiecte. Ele devin criteriul obiectiv al deciziei ulterioare.
Fiecare proiect are fondul lui
La aprobare se creează automat un fond dedicat. Toate contribuțiile intră acolo, toate cheltuielile ies de acolo, iar progresul colectării este vizibil părinților în timp real.
Închiderea cere sold zero
Finalizarea cere un raport final, vizibil părinților. Închiderea este permisă doar dacă fondul are sold zero, ceea ce obligă la o decizie explicită asupra surplusului: rambursare proporțională, păstrare sau transfer aprobat.
Cele cinci tipuri de solicitare sunt afișate distinct părintelui. O contribuție marcată ca voluntară nu produce niciodată restanță și nu apare ca datorie — spre deosebire de o taxă contractuală, care apare ca sumă de plată, cu justificarea alături.
Întrebări pe care le primim
Ce vă întrebați acum.
Vă întrebați dacă banii trec prin noi?
Nu trec. Asociația încasează în contul propriu, prin procesatorul la care este conectată. Noi nu deținem și nu tranzităm sumele. Dacă mâine am dispărea, contul și banii dumneavoastră rămân neatinse.
Credeți că cenzorul va avea nevoie de acces prin altcineva?
Nu. Cenzorul are cont propriu, cu acces integral la registru, aprobări, rapoarte financiare și jurnalul de audit, fără drept de modificare. Nu cere nimănui voie și nimeni nu îi poate ascunde o operațiune, fiindcă ștergerea nu există: o corecție rămâne consemnată distinct, alături de operațiunea pe care o modifică.
Vă întrebați ce se întâmplă dacă un părinte plătește de două ori?
Aplicația detectează singură a doua plată reușită pe același abonament și o semnalează. Marcarea ca duplicat nu mișcă bani; ea documentează situația și pregătește rambursarea. Rambursarea se inițiază de trezorier, se aprobă separat — peste prag, de două persoane — și abia apoi se execută, cu referința ordinului de plată.
Aveți o contabilă și credeți că se suprapune?
Nu se suprapune. Aplicația ține evidența operațională a asociației: cine a plătit, ce s-a aprobat, din ce fond s-a cheltuit și pe ce temei. Contabilitatea rămâne unde este, iar rapoartele exportabile îi ușurează munca, fiindcă primește documentele justificative deja organizate, nu un teanc.
Sunteți o asociație mică și vă întrebați dacă merită?
Sub douăzeci și cinci de copii, probabil nu. Peste, întrebarea nu mai este dacă merită, ci cine ține evidența acum și ce se întâmplă când persoana aceea lipsește o lună.
Primul pas
Lăsați un număr.
Vă sunăm noi.
Atât. Fără formulare lungi și fără cont. Vă sunăm și stabilim o demonstrație de 30 de minute, pe datele grădiniței dumneavoastră.
Am primit numărul. Vă sunăm în cel mult o zi lucrătoare.
Dacă preferați, ne puteți suna direct chiar acum.